Wer kennt sie nicht, Meetings, die kaum zu etwas führen und viel Zeit beanspruchen. Forschungen haben ergeben, dass diese Meetings die Arbeitsmotivation erheblich negativ beeinflussen können. Für dieses Phänomen hat sich der Begriff „Meeting Recovery Syndrom“ etabliert. Ein Grund mehr, die Meeting Kultur im Team zu reflektieren.
Dazu einige Tipps:
Ziel des Meetings
Jedes Meeting sollte ein konkretes Ziel haben. Gibt es für regelmäßige Treffen keine echten Agenda-Punkte, ist das Meeting nicht notwendig.
Meetings, die zur Information dienen, können Sie in Zukunft restlos streichen. Senden Sie die Informationen besser per Mail. Machen Sie bei Ihrem nächsten Meeting die Gegenprobe: Wenn nicht jeder Teilnehmende das Meeting mit einer Aufgabe verlässt, hat das Meeting sein Ziel verfehlt.
Tag und Zeit
Ein Meeting am Montag um 8 Uhr ist nur dann geeignet, wenn die Teilnehmenden sich das explizit aus einem bestimmten Grund wünschen. Nach Forschungen sind die besten Tage Dienstag, Mittwoch und Donnerstag. Die Uhrzeit des Meetings sollte sich an der Leistungskurve des Teams orientieren.
Zahl der Teilnehmenden
7+/- 2 ist die ideale Zahl für konstruktive und effektive Meetings.
Wenn Sie sich schwer mit einer geringen Teilnehmendenzahl tun, berechnen Sie die Kosten für eine Arbeitsstunde der Teilnehmenden und multiplizieren Sie sie mit der Zahl der Teilnehmenden. Jetzt fällt es Ihnen sicher leichter, die Zahl zu reduzieren.
Dauer
Ein Meeting sollte maximal eine Stunde dauern, je weniger, desto besser. Zeitdruck kann sich positiv auf Arbeitsergebnisse auswirken, da nur wirklich Wichtiges zur Sprache kommt und für Selbstdarstellungen keine Zeit bleibt.
Wenn Sie Ihre Agenda Themen besprochen haben, dann beenden Sie das Meeting, auch wenn zum Beispiel noch 15 Minuten zur Verfügung stehen.
Pausen
Pausen sind immens wichtig, damit vor allem das Gehirn wieder zu Kräften kommen kann. Bei Online Meetings sollten Sie bereits nach 30 Minuten eine Pause ansetzen, bei Präsenz Meetings spätestens nach 60 Minuten. Und vergessen Sie bitte die Pausen zwischen den Meetings nicht.